Ilmoituskanavan Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste / Whistleblowing -kanava.
Seloste päivitetty 23.12.2024.

1. Rekisterinpitäjä

INNOFLAME OY
Kornetintie 3
00380 HELSINKI

Yhteyshenkilö: Anu Hietala
anu.hietala(at)innoflame.fi

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Whistleblower-kanavan kautta työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa.

Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee Whistleblower -kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeusperuste:

Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

3. Tietolähteet

Ilmoittajina voivat toimia työntekijät tai ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät tiedot

Ilmoittaja:

Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja voi lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoitus voi sisältää kuvia ja muita liitteitä. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja).

Ilmoituksen kohde:

Ilmoitus voi sisältää kohteena olevan henkilön tietoja (nimi, sijaintitieto, kuva, taloudellinen tieto, asema jne). Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Ilmoituksen käsittelijät:

Ilmoituksen käsittelijöistä ja asiantuntijoista kerätään seuraavat henkilötiedot:
– Nimi, sähköpostiosoite, puhelin, lokitiedot, käyttäjätunnus

5. Pääsy henkilötietoihin

Henkilötietoihin pääsevät rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka käsittelevät ilmoituksia. Ilmoitukset ovat vain sähköisessä muodossa.

Rekisteripitäjän käytössä olevaa Whistleblower -kanavaa ylläpitää RESNAS OY. Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai tarkastajille, kuitenkin lakiin perustuen.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään vuoden välein.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Innoflame Oy oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus
– vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa
– tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Tietojen luovuttaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

10. Lisätietoja

Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 1 mainittuun yhteyshenkilöön.